如何提高效率：有科学依据的时间管理技巧
如何提高工作效率又不把自己累垮？有研究支持的时间管理方法：做好计划、保持专注、避免一心多用、保证睡眠，以及真正管用的“如果……就……”计划。
本指南仅供一般参考，不构成专业的财务、法律或技术建议。菜单和规则可能因设备和国家而异。
要提高效率，就要提前规划好最重要的任务，一次只做一件事，并保证充足的睡眠。研究表明，在不同任务之间来回切换会浪费时间，而简单的"如果……就……"计划能让你更有可能坚持到底。
提高效率不是要从一天里挤出更多时间，而是把有限的时间和精力投入到最重要的事情上。下面的技巧都以研究为依据，没有噱头，也没有夸大其词。
快速回答
- 把任务写下来，每天挑出一到三件最优先的事。
- 把目标变成"如果……就……"计划：明确每项任务在什么时间、什么地点做。
- 一次只做一件事。频繁切换任务既浪费时间，又容易出错。
- 在日程表上划出专注工作的时间段。
- 从源头上减少干扰：通知、打开的标签页、杂乱的环境。
- 每晚睡够7小时或以上，帮助保持注意力和记忆力。
- 每周回顾并调整。良好的时间管理还能减轻压力。
为什么值得学习时间管理
时间管理不只是帮你完成任务。发表在《PLOS One》上的一项综述分析了158项研究，发现时间管理和工作表现之间存在中等程度的正相关。不过，它和幸福感的关系最为密切：善于管理时间的人，生活满意度更高，心理困扰更少。
同一批研究人员也指出，时间管理并不完全取决于意志力。收入、社会阶层和受教育程度，都会影响一个人对自己日程的掌控程度。所以，把这些技巧当作工具来用，而不是拿来自责的理由。
第1步：把所有事情记在同一个地方
看不见的事情，就没法排优先级。一份统一、可靠的清单，能让你的大脑不必费力记住所有事情。
- 选定一个记录任务的地方：笔记本、备忘录应用或简单的待办事项应用。
- 每当有新任务、杂事或截止日期出现，就马上记下来。
- 把大项目拆分成具体的小步骤。"写报告"就变成"起草引言部分"。
- 有截止日期的，就写上截止日期。
第2步：选出每天的优先事项
并不是每项任务都值得投入同样的精力。每天早上，或者前一天晚上，选出一到三件优先事项。
- 看看你的清单，问问自己哪些任务影响最大，或者截止日期最近。
- 把其中一到三件标记为今天的优先事项。
- 计划先做最重要的那件事，赶在邮件和消息分散你的注意力之前。
一个简单的任务分类方法，是按照紧急程度和重要程度来划分：
| 紧急 | 不紧急 | |
|---|---|---|
| 重要 | 马上做（截止日期、真正的问题） | 安排时间做（规划、学习、健康） |
| 不重要 | 尽量少做或交给别人（部分消息、打扰） | 不做（无意识地刷手机、瞎忙） |
"重要但不紧急"这一格，是取得长期进步的关键，也最容易被忽视。要有意识地把这些任务放进你的日程表。
第3步：把目标变成"如果……就……"计划
心理学家把这种计划称为"执行意图"。与其定一个"多锻炼"这样模糊的目标，不如明确决定在什么时间、什么地点行动："如果是周一早上7点，我就在上班前走路20分钟。"
这方面的证据很充分。彼得·戈尔维策（Peter Gollwitzer）和帕斯卡尔·希兰（Paschal Sheeran）对94项研究进行的元分析发现，"如果……就……"计划对实现目标有中等到较大的效果。它既能帮人开始行动，也能帮人坚持下去。
使用方法：
- 挑一件你一直在拖延的任务。
- 写下："如果[时间或情境]，我就[具体行动]。"
- 也为障碍做好计划："如果在专注时间收到消息，我就等做完手头的事再回复。"
第4步：别再一心多用
一心多用感觉很高效，但实际上你的大脑是在来回切换。根据美国心理学会（APA）的说法，每次切换都有一点时间成本，有时只有零点几秒。但这些成本会累积起来，任务越复杂或越陌生，成本就越高。研究人员戴维·迈耶（David Meyer）估计，任务切换可能会耗掉一个人多达40%的有效工作时间。
不妨试试这些做法：
- 一次只做一项任务，直到做到一个自然的停顿点。
- 把类似的小任务（比如回复消息）集中在固定时间处理。
- 切换任务前，简单记下你做到了哪里，方便之后快速接上。
第5步：保护专注时间
深度工作需要不被打扰的时间。
- 划出时间段。 在日程表上安排专注时段，像对待会议一样对待它。
- 关闭通知。 打开手机和电脑的勿扰模式。
- 关掉多余的标签页和应用。 只保留当前任务需要的。
- 短暂休息。 在两个时段之间站起来、伸伸懒腰或走一走。
尝试不同的时段长度。有些人喜欢短时间冲刺加休息，有些人更喜欢较长的整块时间。选择能让你保持专注的方式。
第6步：照顾好你的大脑
效率取决于精力，而不只是时间。
- 睡眠。 美国疾病控制与预防中心（CDC）指出，18到60岁的成年人每晚需要7小时或以上的睡眠。睡眠充足能提高注意力和记忆力。
- 留出恢复时间。 短暂的休息和远离屏幕的时间，能让你回到任务时精神焕发。
把睡眠当作计划的一部分，而不是忙起来时第一个被砍掉的东西。
第7步：每周回顾一次
每周花15分钟回顾过去、规划未来。
- 划掉已完成的任务，为自己的进步庆祝一下。
- 把没完成的任务挪到下周，或者干脆放弃。
- 看看即将到来的截止日期，为它们划出时间。
- 问问自己是什么阻碍了你，写一个"如果……就……"计划来解决它。
需要避免的常见错误
清单塞得太满。 一份列着25件"必做事项"的清单，注定会让你失败。每天的优先事项控制在三件以内。
把忙碌当成高效。 整天回消息感觉像是在工作，但可能并没有推动重要目标的进展。
只靠意志力。 不如改造你的环境：把手机放到另一个房间，把要用的工具提前准备好。
照搬别人的方法。 选择适合你的生活、精力和日程的方式。
忽视休息。 休息和睡眠是工作的一部分，而不是工作完成后的奖励。
常见问题
最好的时间管理方法是什么？
没有一种方法适合所有人。有充分研究支持的做法包括：制定具体的"如果……就……"行动计划、一次专注于一项任务，以及保证充足的睡眠。先从这些开始，再加入适合你风格的工具。
一心多用能提高效率吗？
不能。美国心理学会总结的研究表明，在任务之间切换会让你变慢，并增加出错的概率。任务越复杂或越陌生，代价就越大。
每天应该有几件优先事项？
一到三件是比较实际的数量。它会迫使你选出真正重要的事情，也让你更有可能完成。其他事情可以等一等，或者安排到之后再做。
怎样才能不拖延？
把第一步设得非常小、非常具体，然后用"如果……就……"计划把它和特定的时间和地点绑定。开始之前先排除干扰。万事开头难，开始往往是最难的部分。
更好的时间管理能减轻压力吗？
能。一项关于时间管理研究的大型综述发现，时间管理和幸福感的关系最为密切，包括更高的生活满意度和更少的心理困扰，而不仅仅是更好的工作表现。
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